Office integratie

Nieuw gemaakte rapporten kunnen op eenvoudige wijze omgezet worden naar Excell output, mits de structuur van het rapport op de juiste wijze is aangemaakt. Deze techniek kan ook eenvoudig worden gebruikt bij de hiervoor genoemde drill down technieken.

Door echter aan het Excell document zelf intelligentie toe te voegen kan men de informatie afkomstig uit My-Project eenvoudiger structureren naar wens van de individuele gebruiker. Men kan op deze wijze bijvoorbeeld via een intelligent Excell document het rapport zelf de gewenste vorm geven, bijvoorbeeld in welke kolom wil ik welke informatie en wat zal de tekst van de kop dienen te bevatten. De hier toegepaste techniek is dat vanuit My-Project wordt een standaard rapport gemaakt, waarna de gebruiker via een intelligent Excell document de informatie zelf een keuze maakt welke informatie op welke wijze zal worden getoond in de tabel.
Hierbij zou het ook mogelijk kunnen zijn om Excell grafieken direct vanuit zo’n intelligent Excell document te laten genereren.

Naast de mogelijkheid om de My-Project rapportage te koppelen met Excell is het ook zeer wel mogelijk om de rapport informatie op te nemen in een bestaand standaard Word template. Hierbij wordt door middel van Bladwijzers bepaald WAAR de tabel wordt opgenomen, de toegevoegde intelligentie van het Word document zorgt ervoor dat de gemaakte tabel opgenomen en geformatteerd wordt op de plaats van de bladwijzer.

Het Word document behoeft zich niet te beperken tot één rapport tabel, maar kan zeer zeker uit meerdere tabellen op verschillende plaatsen in het Word document bestaan, waarbij teksten tussen de tabbellen geplaatst kunnen zijn.

Een voorbeeld kan b.v. een offerte document zijn, waarin op de eerste pagina de offerte prijs en omschijving uit My-Project opgenomen is (tussen de standaard aanbiedingstekst). Op de 3de pagina een overzicht van de posten met totalen in uren en materialen staan en in de bijlage een materiaal overzicht opgenomen is.

De meer/minder werk lijst kan als tabel in een standaard verslag worden opgenomen eventueel met bepaalde sleutel gegevens van het onderhanden project op een andere pagina. Een service document kan een overzicht bevatten van de planning van het onderhoud (lijst uit My-Project), de nog uitstaande storingen (lijst uit My-Project) en de offerte lijst (lijst uit Calculatie).

Dit zijn slechts enkele voorbeelden die het voor de meeste gebruikers makkelijker maken om hun rapportage snel voor anderen beschikbaar te stellen, waarbij veel tijd wordt bespaard aan het zelf knippen en plakken van informatie. Bijkomend voordeel voor de organisatie is het tot stand komen van een uniforme vorm van de documentatie. BE-Consult kan u helpen bij het realiseren van deze optimalisatie van uw rapportage door de brede ervaring die voorhanden is. In bepaalde gevallen zal het noodzakelijk zijn om een korte informatie analyse uit te voeren om de eisen en wensen helder in beeld te krijgen. Integratie met Office producten kan ook verder worden doorgevoerd en geoptimaliseerd door gebruik te maken van een extra stuk software ontwikkeling waardoor een op maat gesneden facilliteit geleverd kan worden.