Process Indicatoren

Met behulp van Process indicatoren en KPI’s kan men snel inzichtelijk maken hoe een bepaald bedrijfsproces uitgevoerd wordt of hoe de voortgang van de werkzaamheden in het proces verloopt. Als bepaalde stappen in het proces stagneren of vertraging op lopen is dit via de proces indicatoren direct inzichtelijk en kan men tijdig ingrijpen en voorkomen dat de betreffende vertraging verder oploopt of zelfs de vervolg stappen in gevaar brengen.

Door voor een bedrijfsproces te bepalen welke stappen er uitgevoerd dienen te worden om een goed eindresultaat te bereiken dienen de tussenliggende proces stappen te worden bepaald (activiteiten).  Door bij elke stap (activiteit) na te gaan hoe het eindresultaat of de voortgang gemeten kan worden en hierbij een juiste haalbare doelstelling te bepalen, die binnen een gestelde tijd behaald dient te worden heeft men een goede (SMART) indicator bepaald. Door de achterliggende informatie direct beschikbaar te maken via de drill down techniek is dit een optimale informatie bron voor zowel de manager als de medewerker.

Immers de medewerker kan ten allen tijde zien hoe ver hij staat met zijn activiteiten en tevens kan hij/zij zien WELKE zaken hij/zij nog moet afhandelen om zijn doelstelling te halen. De manager kan direct zien of er achterstand begint te ontstaan en kan waar nodig snel ingrijpen en bijsturen. Tevens kan hij/zij inzien of het slechts tijdelijk is dan wel of dit structureel is.

Een mooi voorbeeld voor process indicatoren is de onderstaande service werkbon afhandelingscyclus. Hierin zijn de verschillende activiteiten te zien die voor een werkbon dienen te worden uitgevoerd. Door als uitgangspunt te nemen dat elke werkbon zich een beperkte tijd in een bepaalde fase mag bevinden en te bepalen wanneer een werkbon met een bepaalde fase start, kan per werkbon bepaald worden of er al dan niet een achterstand is. De indicator laat in onderstaande vorm zien welk percentage van het totale aantal werkbonnen in een fase een achterstand hebben opgelopen. De kleur van de indicator geeft aan in welke band het percentage zich bevindt.

Om een overzicht van alle werkbonnen te krijgen die een achterstand hebben kan de gebruiker simpelweg op het Excell symbool klikken om een overzicht in Excell te verkrijgen (de prio lijst). Om na te gaan of dit structureel of incidenteel is, kan men klikken op de indicator die daarna een overzicht geeft van het verloop van de indicator in de tijd.